Domů Hardware a software MS Word 2003 MS Word 2010 MS Excel 2003 MS Excel 2010 MS PowerPoint Windows XP Od každého kousek

MS Word 2003


Základní činnosti s textovým editorem Word
Program MS WORD patří spolu s dalšími programy, např

Word pro pokročilejší studenty

 

Zopakování zásad pro psaní textu_ 1

Tabulátory v textu_ 1

Oddíly v dokumentu a práce s nimi 2

Šablony 3

Vytvoření a úprava tabulky, jednoduché výpočty v tabulkách_ 3

Vkládání a úprava grafických objektů_ 6

Hromadná korespondence 7

Číslování rozsáhlého dokumentu_ 7

Vytvoření vlastních stylů a jejich použití 8

Automatický obsah dokumentu_ 8

Poznámky pod čarou a vysvětlivky 9

Křížové odkazy 9

Formuláře a jejich použití 10

Makra pro automatizaci 10

Ochrana dokumentu_ 11

 

Rada pro všechny, co pracují s dokumenty office :

 

  1. Při otevření dokumentu si dokument uložíme pod nějakým třeba pracovním názvem
  2. Otevřeme si NÁSTROJE – MOŽNOSTI – UKLÁDÁNÍ, a vybereme minimálně automaticky ukládat a nastavíme si čas (např. 10 minut).
  3.  Dále si můžeme vybrat vždy vytvořit záložní kopii (kdybychom si svůj dokument smazali „omylem“

 


Při zpracovávání seminárních prací pak nemůže vadit stávka energetiků, kteří vypnou proud, či se nám může už z našich nápadů zbláznit počítač a odmítnout poslušnost, nebo jiné nepředvídatelné události typu hromů a blesků v okolí. Prostě o svá data nepřijdeme a šetříme svůj čas pro sebe a ne pro školu!!

Vždy platí heslo: ZÁLOHOVAT, ZÁLOHOVAT A JEŠTĚ JEDNOU ZÁLOHOVAT!.
Program MS WORD patří spolu s dalšími programy, např. MS EXCEL, MS ACCESS, MS FRONTPAGE, MS POWEPOINT, MSOUTLOOK, MS PUBLISHER, MS INFOPATH do kancelářského balíku programů MS OFFICE. Jedná se o textový editor, tedy o program, který je určený pro zpracování textu. Soubory, vytvořené v tomto programu, se nazývají dokumenty. Základní koncovka těchto souborů je DOC.

 

Zopakování zásad pro psaní textu

-          na konci řádku ENTER pouze pokud chceme ukončit odstavec, jinak program řádkuje sám

-          nepoužívat prázdné odstavce (několikanásobné stisknutí klávesy ENTER) ke zvětšení mezery mezi odstavci

-          nepoužívat mezery k odsazení odstavce od levého okraje, ani pro jakékoliv zarovnání textu (na střed, k pravému okraji, zarovnání textu pod sebe do sloupečku apod.)

-          mezi slovy vkládat vždy jen jednu mezeru

-          používat pevnou mezeru mezi text, který chceme pevně svázat tak, aby se mezi něj nevložil konec řádku (CTRL+SHIFT+MEZERNÍK nebo VLOŽIT – SYMBOL – SPECIÁLNÍ ZNAKY – pevná mezera)

-          dodržovat pravidla pro úpravu textu (interpunkční znaménka bez mezery hned za slovem a za nimi mezera, správné psaní data atd.)

-          opravování překlepů pomocí kláves DELETE (maže od kurzoru napravo) a BACKSPACE (¬, maže od kurzoru nalevo), smazání větší oblasti – označení textu + použití jedné z těchto dvou kláves

-          text přepíšeme, pokud je zapnutý režim přepisu (klávesou INSERT), ve stavovém řádku napsané PŘES, pokud je zapnutý přepis

-          pokud chceme vrátit provedené změny o krok, nebo i několik kroků, zpět, použijeme příkaz ZPĚT z nabídky ÚPRAVY. Analogicky můžeme vrácenou změnu opět obnovit, a to použitím nabídky OPAKOVAT, rovněž z nabídky ÚPRAVY. Tyto příkazy najdeme i v podobě ikon (šipky vlevo a vpravo) na standardním panelu nástrojů

Tabulátory v textu

Tabulátory v tomto programu fungují analogicky, jako tabulační zarážky na psacím stroji, mají však více možností způsobu nastavení. Tabulátor je tedy zarážka umístěná na vodorovném pravítku. Označuje místo, kam bude odsazen (odsunut) text nebo kde začne sloupec textu. Existuje pět typů tabulátoru, první zarovnává text doleva, druhý doprava, další na střed, další podle desetinné čárky a poslední v místě zarážky vytvoří svislou čáru (typ tabulátoru SLOUPEC). Navíc je možno u tabulátorů nastavit vodící znaky. Ty můžou mít tvar plné, tečkované nebo čárkované čáry, která vyplňuje prostor zabraný znakem tabulátoru (prostor mezi dvěma tabulátory) – použití např. u obsahu knihy, vodící znaky se zde nacházejí mezi názvem kapitoly a číslem stránky, na které nachází začátek dané kapitoly.

 

 

 

Posupně dle obrázku:

  levý tabulátor   středový   pravý   desetinná čárka   sloupec

 

 

Nastavení tabulátorů se může provést dvěmi způsoby. Přes nabídku FORMÁT – TABULÁTORY

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

nebo pomocí myši přímo na vodorovném pravítku.

 

 

 

V nabídce FORMÁT – TABULÁTORY zadáme do políčka Umístění zarážek vzdálenost (v cm), kde bude tabulátor umístěn. Dále zvolíme typ zarovnání textu (vlevo, na střed, vpravo, desetinná čárka, sloupec), a příp. zvolíme typ vodícího znaku. Nastavením výchozího kroku tabulátoru určíme o kolik se bude posouvat kurzor, když mačkáme klávesu TAB (funkční pouze pokud nejsou v daném řádku nastaveny jiné tabulátory). Standardně je přednastaven krok o velikosti 1,25 cm.

Nastavení přímo na vodorovném pravítku provedeme následujícím způsobem. Nalevo od vodorovného pravítka se nachází tlačítko, kde nejprve opakovaným kliknutím myši zvolíme požadovaný typ tabulátoru. Tabulátor umístíme kliknutím myši přímo na vodorovné pravítko.

Tabulátory můžeme dodatečně upravovat. Můžeme měnit jak typ, tak umístění. Změnu typu provedeme nejlépe v nabídce FORMÁT – TABULÁTORY. Změnu umístění můžeme provést tamtéž, jednodušší je to na pravítku. Zarážku uchytíme myší (stisknuté levé tlačítko) a přesuneme. Pro plynulý, jemnější přesun nejprve zmáčkneme a držíme klávesu ALT a poté zarážku uchytíme a posuneme.

 

Oddíly v dokumentu a práce s nimi

Na počátku má každý dokument jen jeden oddíl a celý dokument má tedy jednotný vzhled stránek (okraje, orientace - na výšku nebo na šířku, rozměry, záhlaví a zápatí atd.). Může však nastat situace, že potřebujeme, aby část dokumentu měla jiný vzhled stránky, než zbytek dokumentu, např. aby jedna stránka v dokumentu byla orientovaná na šířku a měla jiné okraje. Abychom tohoto dosáhli, musíme dokument rozdělit do oddílů. Oddíl je tedy část dokumentu, která může mít jiný vzhled stránky, než okolní oddíly.

Rozdělení provedeme v nabídce VLOŽIT – KONEC. Využijeme spodní část nabídky Typy konců oddílů. Dále zvolíme, kde chceme, aby pokračoval další oddíl:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      Na další stránce: je vložen konec oddílu, přičemž zároveň dojde i k ukončení stránky, takže další oddíl začíná na nové stránce

*      Na stejné stránce: je vložen konec oddílu, přičemž okamžitě následuje další oddíl

*      Na sudé stránce: je vložen konec oddílu, přičemž další oddíl začíná na následující sudé stránce

*      Na liché stránce: je vložen konec oddílu, přičemž další oddíl začíná na následující liché stránce

Zda a kde je oddíl vložený je po zobrazení netisknutelných znaků (tlačítko ¶ na standardním panelu nástrojů) znázorněno takto:

 

::::::::::::::::::::::::::::Konec oddílu (další stránka):::::::::::::::::::::::::::

 

Pokud chceme oddíl odstranit, označíme tento symbol a zmáčkneme klávesu Delete. Oddíly se spojí tak, že předcházející oddíl převezme formát následujícího.

Příklad: potřebujeme napsat úvodní stránku dokumentu běžným způsobem, tedy na formát A4 na výšku, ale od druhé stránky chceme pokračovat na šířku. Postup bude následující:

-          Napíšeme text první stránky. Tato stránka bude mít standardní velikost A4

-          Zadáme příkaz VLOŽIT - KONEC a dále zvolíme Konec oddílu a pokračovat na DALŠÍ STRÁNCE

-          Nyní bychom se měli nacházet ve druhém oddíle, což si můžeme ověřit ve stavovém řádku (odd 2)

-          Zadáme příkaz SOUBOR - VZHLED STRÁNKY - VELIKOST PAPÍRU - zvolíme možnost NA ŠÍŘKU

-          Zkontrolujeme, zda je ve volbě POUŽÍT nastavena možnost NA TENTO ODDÍL a pak stiskneme ENTER.

 

Šablony

Základem každého dokumentu je šablona. Obsahuje základní nastavení dokumentu, jako např. text, grafika a další části dokumentu, jako je záhlaví a zápatí, pole atd., dále vzhled stránky (velkost, okraje, orientace atd.), styly odstavců a další nastavení (např. nastavení panelů nástrojů, maker, položek automatického textu apod.). Základní šablonou (která se spouští jako nový dokument po spuštění programu) je šablona NORMAL.DOT (šablony mají koncovku DOT). Globální šablony, včetně této, obsahují nastavení, které je k dispozici pro všechny dokumenty. Šablony dokumentu, jako např. vlastní vytvořená šablona (např. firemního dopisu) nebo předdefinované šablony tohoto programu (např. Elegantní dopis, Moderní fax, Profesionální životopis, Průvodce kalendářem a další), obsahují nastavení, které se použije pouze pro dokumenty založené na této šabloně.

 

Předdefinované šablony otevřeme z nabídky SOUBOR – NOVÝ – ŠABLONY V MÉM POČÍTAČI.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Postup vytvoření vlastní šablony je následující. V nabídce SOUBOR – NOVÝ zvolíme Šablony v mém počítači a zvolíme Prázdný dokument. Vložíme do šablony požadovaný text, obrázky, zformátujeme dokument a uložíme. Zkontrolujeme, zda je v políčku Typ souboru nastaveno Šablona dokumentu (*.dot). Po uložení je šablona připravena pro použití.

 

Vytvoření a úprava tabulky, jednoduché výpočty v tabulkách

Pro tvorbu složitějších tabulek je vhodnější, než textový editor, použít tabulkový kalkulátor. Pokud však potřebujeme vytvořit jednoduchou tabulku (bez složitých výpočtů) přímo v textu, využijeme v tomto programu nabídku TABULKA. Některé volby jsou navíc přístupné na panelech nástrojů (část na standardním panelu a dále na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení, který aktivujeme v nabídce ZOBRAZIT).

*      vložení tabulky: pomocí tlačítka VLOŽIT TABULKU na standardním panelu nástrojů, nebo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          pomocí nabídky TABULKA – VLOŽIT – TABULKA nebo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          nepravidelnou tabulku nakreslíme po stisku tlačítka NAVRHNOUT TABULKU na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení

 

 

 

 

 

 

 

*      pohyb v tabulce:

-          pomocí klávesy TAB, kurzorovými šipkami na klávesnici, pomocí myši

*      formátování textu v tabulce:

-          stejné, jako formátování běžného textu, text lze i otočit o 90° (nabídka Formát – Směr textu), formátovaný text je vždy nutné označit

*      zarovnání textu v tabulce:

-          nabídce TABULKA – VLASTNOSTI TABULKY

*      vložení buněk a jejich odstranění:

-          TABULKA – VLOŽIT – vybereme, co potřebujeme vložit, nabídka TABULKA – ODSTRANIT a vybereme, co chceme odstranit

*      úprava rozměrů buněk:

-          v nabídce TABULKA – VLASTNOSTI TABULKY nebo přímo v tabulce nebo na svislém a vodorovném pravítku

*      slučování buněk:

-          z několika buněk můžeme udělat jednu buňku (sloučit je), provedeme v nabídce TABULKA – SLOUČIT BUŇKY, před tím musíme dané buňky označit

*      rozdělování buněk:

-          jednu buňku můžeme rozdělit na požadovaný počet řádků i sloupců, provedeme v nabídce TABULKA – ROZDĚLIT BUŇKY

*      poloha tabulky v textu:

-          nastavíme v nabídce TABULKA – VLASTNOSTI TABULKY – záložka Tabulka, nastavujeme obtékání, zarovnání tabulky i polohu tabulky v textu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      ohraničení a vybarvení buněk tabulky:

-          nabídka FORMÁT – OHRANIČENÍ A STÍNOVÁNÍ, lze použít i předdefinované formáty tabulek v nabídce TABULKY – AUTOMATICKÝ FORMÁT TABULKY

*      jednoduché výpočty v tabulkách:

-          políčko v tabulce se nazývá buňka, každá buňka má svou adresu, např. A1 – je to buňka, která se nachází v prvním sloupci (sloupec A) a v prvním řádku (řádek 1)

-          výpočty v tabulce probíhají prostřednictvím jednoduchých vzorců

-          nejdříve umístíme kurzor do buňky, kde chceme zapsat výsledek, dále otevřeme dialogové okno VZOREC z nabídky TABULKA, v rozevírací nabídce Vložit funkci zvolíme požadovanou funkci, v políčku Vzorec vepíšeme oblast, ze které chceme provést výpočet

-          oblast buněk bývá značena např. takto – A1:A6, znamená to, že výpočet proběhne s čísly v buňkách A1 až A6

-          jinak lze oblast buněk zaznačit následovně: pokud za funkcí do závorky vepíšeme LEFT (vlevo), bude vzorec pracovat se všemi buňkami vlevo od aktuální buňky, analogicky použijeme výrazy ABOVE (nad), RIGHT (vpravo), BELOW (pod)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      řazení údajů v tabulce:

-          data v tabulce můžeme seřadit (např. podle abecedy)

-          seřazení provedeme v nabídce TABULKA – SEŘADIT

-          zvolíme, zda se jedná o tabulku se záhlavím nebo tabulku bez záhlaví

-          dále vybereme kritéria, podle kterých chceme data v tabulce seřadit

 

 

*      převedení textu na tabulku a obráceně:

-          pro uspořádání do sloupců můžeme využít tabulátory, pokud chceme z takovéhoto textu dodatečně vytvořit tabulku, označíme text, zvolíme nabídku TABULKA a z ní PŘEVÉST – TEXT NA TABULKU, tabulku pak upravíme požadovaným způsobem

-          analogicky převedeme tabulku na text

Do dokumentu můžeme také vložit tabulku programu MS EXCEL (pomocí tlačítka VLOŽIT TABULKU MICROSOFT EXCEL). Ve vložené tabulce pracujeme stejným způsobem, jako v samotném programu Excel. Tuto možnost je vhodné využít, pokud potřebujeme přímo v dokumentu tabulku, ve které chceme provádět složité výpočty, popřípadě z ní dělat grafy.

 

Vkládání a úprava grafických objektů

Do dokumentu můžeme vložit dva základní typy grafických objektů, a to obrázky a nakreslené objekty.

Mezi nakreslené objekty řadíme jakoukoliv nakreslenou grafiku, např. automatické tvary, křivky, čáry, které můžeme nakreslit pomocí panelu nástrojů KRESLENÍ nebo pomocí nabídky VLOŽIT – OBRÁZEK – příslušná kategorie, a objekty WordArt, které vložíme prostřednictvím stejné nabídky.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mezi obrázky řadíme grafické objekty uložené v jiném souboru (např. fotografie aj.). Do dokumentu je vložíme přes nabídku VLOŽIT – OBRÁZEK – ZE SOUBORU. Dále do této skupiny řadíme Kliparty, které do dokumentu vložíme prostřednictvím nabídky VLOŽIT – OBRÁZEK – KLIPART.

Všechny vložené objekty v dokumentu upravujeme stejným způsobem. Objekty vždy před úpravou označíme, stiskneme pravé tlačítko myši a vybereme FORMÁT OBRÁZKU (OBJEKTU) nebo použijeme nabídku FORMÁT – OBRÁZEK (popř. příslušný objekt) nebo na objekt dvakrát poklepeme levým tlačítkem myši.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      Na jednotlivých záložkách upravujeme:

-          barvy a čáry kolem obrázku

-          velikost obrázku, kterou můžeme rovněž upravit tak, že obrázek označíme, ukážeme do některého z jeho rohů, kde se objevily černé kostičky a při drženém levém tlačítku myši upravujeme

-          pozici obrázku – umístění obrázku v textu, volíme styl obtékání textu kolem obrázku, případně jeho automatické zarovnání vlevo, na střed nebo vpravo

-          oříznutí obrázku

-          barvu, jas a kontrast obrázku.

 

Hromadná korespondence

Tuto funkci využijeme v případě, že potřebujeme vytvořit sadu stejných dokumentů lišících se pouze určitým výrazem, např. adresou, oslovením apod. Jako příklad použití můžeme uvést pozvánky, kde se v dopise budou měnit pouze adresy příjemců.

Spočívá ve spojení hlavního dokumentu s textem, který je pro všechny dokumenty stejný, a který je uložený v samostatném souboru, a datového souboru obsahujícího informace, kterými se dokumenty odlišují.

Hlavní dokument je tedy dopis se standardním textem, který bude pro všechny vygenerované dopisy stejný. Datový soubor je v podstatě tabulka údajů, které se po sloučení „natáhnou“ do hlavního dokumentu (dopisu) a vznikne tak nový dokument, který již bude obsahovat požadovaný počet dopisů se všemi údaji. Tabulka může být vytvořena buď v samostatném souboru v programu MS WORD nebo pohodlněji v programu MS EXCEL. Každý řádek v tabulce představuje všechny měnící se údaje jednoho dopisu.

Stručný postup je následující:

-          Napíšeme a uložíme hlavní dokument (konkrétní znění dopisu, které je pro všechny dopisy stejné).

-          Vytvoříme datový soubor, který bude obsahovat údaje, které se budou v dopisech měnit. Sloupce v tabulce musí mít nadpisy. Na vzhledu tabulky vůbec nezáleží, nemusíme v buňkách zarovnávat, ani tabulku ohraničovat. Důležité je, aby byl každý údaj vložený v samostatné buňce. Pokud vytváříme tabulku v MS WORD, nesmíme při vkládání údajů v buňce použít klávesu ENTER. Tím bychom např. jméno a příjmení rozdělili do dvou řádků v buňce a stejným způsobem, tedy rozdělené do dvou řádků, by se jméno a příjmení vložilo do dopisu (např. do adresy). Pokud máme tabulku hotovou, uložíme ji a soubor zavřeme. Vrátíme se do hlavního dokumentu (dopisu) a spustíme funkci Hromadná korespondence.

-          Dalším krokem je vložení slučovacích polí do hlavního dokumentu, čímž určíme místa, na která se doplní údaje z tabulky. Slučovací pole můžeme formátovat jako běžný text, tzn. např. měnit velikost, typ, řez, barvu písma apod.

-          Posledním krokem je vlastní sloučení hlavního dokumentu a datového souboru. Vybrat si můžeme z několika variant. Výsledek sloučení můžeme rovnou poslat do tisku (tiskárna vytiskne všechny dopisy s již doplněnými údaji. Dále můžeme provést sloučení do nového souboru, což znamená, že program vygeneruje soubor, který bude obsahovat za sebou postupně seřazené všechny dopisy se všemi údaji z tabulky. Tento soubor můžeme uložit a kdykoliv jej dále upravit a vytisknout.

Funkci hromadné korespondence najdeme v nabídce NÁSTROJE – DOPISY A KORESPONDENCE – HROMADNÁ KORESPONDENCE. Po jejím spuštění se objeví průvodce hromadnou korespondencí, kterým postupně projdeme, a kde nastavíme vše, co po nás program požaduje. Současně se objeví i panel nástrojů Hromadná korespondence, který rovněž při práci s dopisy můžeme využít. Mimo formulářových dopisů můžeme pomocí této funkce vytvořit obálky s adresami, adresní štítky a adresář se seznamem adres.

 

Číslování rozsáhlého dokumentu

Vytvoření seznamů s odrážkami a číslovaných seznamů je v tomto programu snadné. V dlouhých dokumentech si s jednoduchou strukturou odražek a číslování nevystačíme. Budeme muset využít seznamy víceúrovňové. Můžeme využít jak formáty odrážek a číslování výchozí, předdefinované, můžeme existující formáty upravit nebo vytvořit styly seznamů vlastní. Víceúrovňový seznam může obsahovat až devět úrovní.

Dialogové okno pro odrážky a číslování otevřeme v nabídce FORMÁT – ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jestliže chceme vytvořit nový styl seznamu, provedeme to v nabídce FORMÁT – STYLY A FORMÁTOVÁNÍ. Tam zvolíme možnost NOVÝ STYL a v rozevíracím seznamu Typ stylu vybereme položku Seznam. Vytvořený styl můžeme použít buď prostřednictvím této nabídky a nebo v nabídce FORMÁT – ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ, kde klepneme na kartu STYLY SEZNAMŮ.

 

Vytvoření vlastních stylů a jejich použití

Styly jsou pojmenované formáty odstavců nebo písma. Jejich úkolem je urychlit práci při úpravě vzhledu písma a odstavců. Při změně charakteristik ve stylu se automaticky změní formát veškerého textu v dokumentu, kterému je tento styl přiřazen. Styl písma se liší od stylu odstavce tím, že ho lze aplikovat i na vybranou část odstavce, nejen na celý odstavec. Do stylů lze zakomponovat i číslované seznamy a seznamy s odrážkami, takže se pak úprava dlouhého dokumentu stává velmi snadnou.

*      Styl písma:

-          nastavujeme typ, velikost a ostatní vlastnosti písma

-          definování stylu:

-          nabídka FORMÁT – STYLY A FORMÁTOVÁNÍ

-          styly písma a odstavce jsou ve stejném seznamu, že jde o styl písma poznáme podle značky a

-          nebo upravíme vzhled textu podle potřeb, klikneme na panel nástrojů Formát do rozevírací nabídky stylů a vepíšeme název stylu

*      Styl odstavce:

-          ruční formátování vzhledu odstavce používáme pouze tehdy, není-li to možné pomocí stylu odstavce

*      můžeme definovat:

-          typ a velkost písma

-          vlastnosti písma

-          zarovnání, odsazení odstavce a řádkování v odstavci

-          číslování nebo odrážky

-          definujeme v nabídce FORMÁT – STYLY A FORMÁTOVÁNÍ nebo ručním definováním přímo v textu a přepsáním názvu v rozevírací nabídce stylů na panelu nástrojů Formát

-          že jde o styl odstavce poznáme podle značky ¶

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Styl na daný text aplikujeme tak, že jej označíme a z rozevírací nabídky STYL na panelu nástrojů Formát požadovaný styl vybereme. Druhým způsobem je výběr z nabídky STYLY A FORMÁTOVÁNÍ, kterou zobrazíme v nabídce FORMÁT.

 

Automatický obsah dokumentu

Jestliže potřebujeme vytvořit v dokumentu obsah (např. obsah seminární práce, obsah knihy apod.) můžeme využít funkce REJSTŘÍKY A SEZNAMY, kterou najdeme v nabídce VLOŽIT – ODKAZ. Úspěšné vytvoření obsahu je však podmíněno použitím stylů při formátování dokumentu (viz. předchozí kapitola). Program automatický obsah generuje právě na základě použitých stylů v dokumentu, kdy sám jednotlivým úrovním obsahu styl přiřadí a nebo můžeme v možnostech přiřadit styl sami.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Poznámky pod čarou a vysvětlivky

Obsahují doplňující informace, vysvětlení nebo odkazy k textu dokumentu. Můžeme je použít k podrobným komentářům a vysvětlivkám k citaci zdrojů.

*      Poznámku pod čarou i vysvětlivku vždy tvoří dvě části:

-          značka odkazu na poznámku v textu

-          text dané poznámky nebo vysvětlivky, který může být libovolně dlouhý a můžeme jej formátovat jako běžný text

Samotný text poznámky pod čarou nebo vysvětlivku od textu odděluje oddělovač – souvislá čára. Program poznámky pod čarou a vysvětlivky automaticky čísluje.

Poznámky pod čarou a vysvětlivky vkládáme v nabídce VLOŽIT – ODKAZ – POZNÁMKA POD ČAROU.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Křížové odkazy

Křížový odkaz odkazuje na položku, která je umístěn v jiné části dokumentu, např. „Viz obrázek 1“. V praxi funguje křížový odkaz tak, že pokud v textu na křížový odkaz kliknu myší, program automaticky zobrazí položku (např. obrázek), na který se v textu odkazujeme.

Křížový odkaz můžeme vytvořit pouze na položku stejného dokumentu, která je křížovým odkazem. Položka, na kterou vytváříme křížový odkaz, např. nadpis nebo záložky, již musí existovat. Nejprve tedy musíme vložit např. záložku a teprve poté na ni vytvořit křížový odkaz.

Křížové odkazy vytváříme v nabídce VLOŽIT – ODKAZ – KŘÍŽOVÝ ODKAZ.

 

Formuláře a jejich použití

Formulář je dokument s místem určeným k zadávání informací. Je možné jej vyplnit přímo v programu nebo až po vytištění.

Do formuláře, který je určený pro vytisknutí a vyplnění na papíře, můžeme vložit prázdná políčka pro odpovědi dotazovaných a zaškrtávací políčka.

Formulář určený pro vyplnění přímo v programu může obsahovat textová pole pro dopsání odpovědi tazatelem, zaškrtávací políčka a rozevírací seznamy.

 

 

 

 

 

 

 

 

Data z formuláře můžeme shromažďovat a dále zpracovávat v programech MS Excel a MS Access.

Můžeme navrhnout vlastní formulář a nebo můžeme jako vzor použít existující formulář. Formulář může obsahovat pouze text a pole formuláře a nebo může být založen na mřížce, která umožňuje kombinovat tabulky pro zarovnání textu a ovládacích prvků formuláře a textová pole, která umožňují přesné umístění textu, grafiky nebo grafu, dále textová pole ohraničovat, měnit barvu pozadí a textu apod.

Pokud chceme vytvořit formulář, který bude určený pro vyplnění v programu, je vhodné dokument uložit jako šablonu. Pro vkládání textových polí, zaškrtávacích polí a rozevíracích nabídek použijeme panel nástrojů FORMULÁŘE, který zobrazíme v nabídce ZOBRAZIT – PANELY NÁSTROJŮ.

 

 

 

Dvojklikem na pole formuláře otevřeme dialogové okno pro nastavení možností pole formuláře. Zde můžeme políčko upravit. K poli formuláře můžeme v tomto dialogovém okně rovněž přidat nápovědný text (tlačítko NÁPOVĚDNÝ TEXT).

Formulář bude možno vyplnit až po jeho uzamčení. Uzamknout jej můžeme dvěmi způsoby: pro testování formuláře při jeho návrhu a úpravě a nebo jej můžeme uzamknout pro zabránění změnám provedených uživateli.

Pokud takto formulář upravíme a uzamkneme, je připravený např. pro rozeslání e-mailem.

 

Makra pro automatizaci

Makra využíváme v případě, že často opakujeme určitý úkon. Makro je tedy akce nebo posloupnost akcí, které se používají k automatizaci úloh. Zaznamenávají se v programovacím jazyce Visual Basic for Applications. Můžeme je vytvořit jednoduše, zaznamenáním kroků pomocí nástroje pro „nahrávání“ maker, a nebo je můžeme vytvořit zadáním kódu tohoto programovacího jazyka („naprogramovat“ si vlastní makro). Můžeme tedy říci, že makro je malý program, který po spuštění provede požadované úkony. Může být i pro počítač nebezpečné, protože může obsahovat viry.

Postup záznamu makra zaznamenáním kroků je následující:

-          použijeme nabídku NÁSTROJE – MAKRO, zvolíme ZÁZNAM NOVÉHO MAKRA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-          vepíšeme název makra

-          v rozevírací nabídce MAKRO ULOŽIT DO  zvolíme šablonu nebo dokument, podle toho, kam chceme makro uložit

-          do políčka POPIS můžeme vepsat, co makro provede

-          makro můžeme přiřadit k panelu nástrojů, k nabídce nebo klávesové zkratce, která makro spustí

-          provedeme kroky, které chceme do makra zaznamenat

-          pokud jsme provedli všechny kroky, zastavíme záznam makra tlačítkem STOP na malém panelu nástrojů

 

 

tlačítko STOP

 

 

-          nyní je makro připraveno pro spuštění, které provedeme z nabídky NÁSTROJE – MAKRO – MAKRA.

Makro můžeme kdykoliv přejmenovat i změnit způsob spuštění. Při zaznamenávání makra můžeme myší kliknout na příkazy nebo možnosti, nemůžeme však myší vybrat text. Označování musíme provést pomocí klávesnice.

 

Ochrana dokumentu

Dokument můžeme před nepovolenými změnami ochránit několika způsoby: heslem pro otevření nebo změny dokumentu, nastavením dokumentu pouze pro čtení, ochranou před formátováním dokumentu, v případě formuláře ochranou formuláře proti úpravám, povolením pouze komentářů nebo sledovaných změn, zabezpečením dokumentu digitálním certifikátem.

*      heslo pro otevření nebo změny dokumentu:

-          v nabídce NÁSTROJE – MOŽNOSTI – ZABEZPEČENÍ, a vepíšeme heslo do kolonky pro požadovaný typ zabezpečení, po potvrzení program vyzve k znovu zadání hesla pro ověření jeho správnosti

*      heslo pro otevření: program požaduje zadání hesla při otevření souboru

*      heslo pro zápis: požaduje heslo pro úpravy v souboru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      nastavení dokumentu pouze pro čtení:

-          v nabídce NÁSTROJE – MOŽNOSTI – ZABEZPEČENÍ, zaškrtneme možnost DOPORUČENO JEN PRO ČTENÍ, klepneme na tlačítko OK a následně na standardním panelu nástrojů klepneme na tlačítko uložit

*      ochrana před formátováním dokumentu:

-          v nabídce NÁSTROJE zadáme příkaz ZÁMEK, zaškrtneme políčko OMEZIT FORMÁTOVÁNÍ NA VÝBĚR STYLŮ, klikneme na tlačítko NASTAVENÍ a v seznamu stylů formátování v dialogovém okně OMEZENÍ FORMÁTOVÁNÍ zaškrtneme políčka u stylů, které chcete v dokumentu povolit, a zrušíme zaškrtnutí políček u stylů, které chceme zakázat

*      ochrana formuláře proti úpravám:

-          formulář můžeme uzamknout při jeho návrhu a úpravách nebo můžeme zabránit úpravám při jeho vyplňování

*      povolení pouze komentářů nebo sledovaných změn:

-          v nabídce NÁSTROJE – ZÁMEK zaškrtneme políčko POVOLIT V DOKUMENTU POUZE TENTO TYP ÚPRAV zvolíme buď KOMENTÁŘE (recenzenti mohou vkládat pouze komentáře) nebo SLEDOVANÉ ZMĚNY

*      zabezpečení dokumentu digitálním certifikátem:

-          jedná se o digitální podepsání dokumentu pomocí digitálního certifikátu, který vydává certifikační úřad (např. VeriSign)

-          v nabídce NÁSTROJE – MOŽNOSTI – ZABEZPEČENÍ klikneme na tlačítko DIGITÁLNÍ PODPISY, zvolíme PŘIDAT DO SEZNAMU, vybereme daný certifikát a potvrdíme.