Menu
Skripta 1. díl Skripta 2. díl Rychlé návody Prostředí excelu Kurzor Automatické řady Podmíněný formát Vlastní formát buňky Práce s listy Práce s okny Úvod do výpočtů Chyby a jejich oprava Automatický filtr Finanční výpočty Absolutní odkaz Půjčky a úroky Bud_hodnota Concatenate Kontingenční TAB Souhrny Databázové funkce Funkce když |
Proč se naučit využívat tabulkový procesor Koncepce sešitu (dokumentu) Excelu Označování buněk a vkládání údajů
Proč se naučit využívat tabulkový procesor Tabulkové procesory umožňují jedno podstatné – rychle zpracovat data bez závislosti na jiných.
Několik důvodů, proč se naučit využívat, pořádně, tabulkový procesor. Umožňuje:
Proč ExcelDůvody proč používat Excel:
Základní operace v tabulkových procesorech jsou obdobné. Naučíme-li se dobře pracovat v jednom tabulkovém procesoru, je přechod na jiný snazší. Velice časté názory: Excel je (zbytečně) složitý. To se nemohu naučit! Je to zbytečné pro to, co potřebuji.
Druhy činností :
U všech druhů dokumentů (sešitů) musíme znát operace pro založení nového souboru, otevření souboru a jeho uložení, náhled a tisk. Celkem dostaneme požadavek zvládnout cca 95 příkazů, tedy asi 70 % všech příkazů. Zbytek jsou příkazy pro méně časté a speciální operace. Celkem je v Excelu 135 (základních) příkazů.
Spuštění Microsoft ExceluExcel lze spustit několika způsoby. Je vhodné najít takový, který vám nejlépe vyhovuje: & Postupný výběr položek Start|Programy|Microsoft Excel. & Poklepáním myší na ikoně zástupce Excelu na pracovní ploše Windows. & Klepnutím na ikonu Excelu v panelu „Snadné spuštění“ (je po pravé straně Hlavního panelu Windows). Do tohoto panelu však musíme zástupce Excelu umístit. & Při instalovaném Panelu zástupců Office stiskem ikony „Microsoft Excel“ v panelu „Programy“. & Při permanentní práci s Excelem je vhodné pouštět aplikaci již při startu počítače. K tomu je třeba umístit zástupce aplikace do složky „Po spuštění“.
Popis obrazovky ExceluPo spuštění Excelu se otevře okno aplikace, které má několik částí:
Koncepce sešitu (dokumentu) Excelu& sešit, & šablonu, & webovou stránku & elektronickou zprávu.
Šablona je analogická sešitu. Sešit obsahuje listy. Při svém založení může sešit obsahovat nejvýše 255 listů. Další listy lze přidat. (Počet listů při založení se určuje po zadání příkazu Nástroje|Možnosti… na kartě „Obecné“ v položce „Počet listů v novém sešitu“. Nový list přidáme příkazem Vložit|List.) Implicitně sešit při založení obsahuje 3 listy. Každý list obsahuje buňky. Těch je na listu 16 777 216, jsou ve 255 sloupcích a 65 536 řádcích.
Listy jsou dvou druhů: & list s buňkami, & list s grafem.
List s buňkami může obsahovat: & Data zapsaná z klávesnice. & Data doplněná tlačítky filtrace, souhrnů a úrovní. Např. u filtrace, souhrnů, skupin a přehledů. Ty zadáme příkazy ve skupině příkazů Data. & Data generovaná ze zdroje dat. To je kontingenční tabulka, která obsahuje data ze seznamu, ale zprostředkovaně přes skrytou datovou mezipaměť. Kontingenční tabulku vytvoříme příkazem Data/ Kontingenční tabulka a graf… Vytvoříme ji též na základě scénářů stiskem tlačítka „Souhrn…“ (ve verzi Excelu 2000 tlačítkem “Zpráva…“) v dialogovém okně, které obdržíme příkazem Nástroje/ Správce scénářů… & Data zapisovaná automaticky při sledování změn. To je list „Historie“ při sdílení sešitu více uživateli. List s historií změn zobrazíme, když při sdílení sešitu zadáme příkaz Nástroje/ Sledování změn/ Zvýraznit změny… a označíme položku „Zobrazit změny na novém listě“.
List sešitu s daty si můžeme rozdělit do tří rovin: & Rovinu buněk. Do ní vkládáme hodnoty nebo se tyto doplňují automaticky Excelem a ty formátujeme. & Rovinu záhlaví a zápatí. Na rozdíl od Wordu ji nemůžeme zobrazit. Údaje, a ve verzi 2003 i obrázky, vkládáme příkazem Zobrazit/ Záhlaví a zápatí na kartě „Záhlaví a zápatí“ dialogového okna „Vzhled stránky“. & Rovina plovoucích objektů. Je před rovinou buněk a vkládají se do ní grafy, obrázky, rovnice, ozdobný text – WordArt, schémata atd.
Na buňku se můžeme dívat tak, že obsahuje několik hladin:
NápovědaExcel a nejen tato aplikace má několik možností nápovědy:
§ Stiskneme kombinaci kláves Shift+F1. § Stiskneme tlačítko s otazníkem. Je v pravém horním rohu dialogových oken. § Zadáním příkazu Nápověda|Co je to? Viz obrázek. Zobrazí se kurzor ve tvaru šipky s otazníkem a po najetí na položku dialog. okna obdržíme nápovědu ve formě bubliny. Např. ukážeme na tlačítko na panelu nástrojů.
Vyvolání nápovědy k objektům „Co je to?“
Hlavní nápověda Microsoft Excelu
Rozevírací pole „Zadání dotazu“ v Officexp
Místní nabídka
Pomocníka Office
Abychom mohli Pomocníka Office použít, musíme ho aktivovat. To lze provést zadáním příkazu Nápověda|Zobrazit pomocníka Office. O tom, zda se po stisku klávesy F1, stisku tlačítka „Otazník“ ve standardním panelu nástrojů nebo po zadání příkazu Nápověda|Nápověda pro Microsoft Excel zobrazí hlavní nápověda nebo Pomocník Office s dotazy rozhoduje, zda je Pomocník Office aktivní. Pomocník má přednost. Stiskneme-li na bublině nápovědy Pomocníka tlačítko „Možnosti“ nebo na Pomocníkovi stiskneme pravé tlačítko myši a v místní nabídce vybereme příkaz „Možnosti…“ zobrazí se dialogové okno pro výběr vlastností Pomocníka Office. Zvolíme-li v místní nabídce příkaz „Vybrat pomocníka…“, nemusíme se spokojit jen se sponkou. Základní nabídka obsahuje 7 podob (v Office 2000 to je 8 podob) Pomocníka Office. Další lze získat na Internetu.
Některá doporučení pro práci§ Maximalizujeme okno aplikace. Použijeme příkaz systémového menu „Maximalizovat“ nebo stiskneme tlačítko „Maximalizovat“. § Zvětšíme zobrazení dokumentového okna na co největší plochu. § Práce s listemVýchozí sešit obsahuje při otevření 3 listy, které lze zobrazovat klepnutím na příslušnou záložku. Můžeme pracovat s více listy najednou, když na záložky vybíraných listů klepneme myší při současném stisku Ctrl klávesy. Pohyb po listu: 1. Pomocí rolovacích lišt ( vodorovně, svisle) 2. Zadáním odkazu na buňku či oblast v orientačním poli. 3. Vyhledáním obsahu buňky – menu Úpravy| Najít
Buňka B2 Oblast buněk B2:D4
Vkládání listu: provedeme pomocí menu Vložit. Zde můžeme rovněž určit typ vkládaného listu (např. list s grafem přes položku Graf) Odstranění listu provedeme z menu Úpravy| Odstranit List. Přejmenování listu provedeme dvojklikem na záložku příslušného listu (max. 31 znaků) Přesun listů provedeme myší – přetažením záložky na nové místo. Kopie listů dvojklikem na list a výběrem z nabídnutého menu.
Kopie listu Tabulka a buňkyTabulka je složena z nejmenších částí tzv. buněk. Každá buňka je definována souřadnicemi (adresou) tj. označením sloupce a řádku (např. A3, C256, AB13, atd.). Při tvorbě můžeme pracovat s více buňkami najednou :
Obsah a formát buňkyKaždá buňka má svůj obsah a formát styl). Obsahem buňky je :
Označování buněk a vkládání údajůPřed vkládáním údajů, nebo použitím většiny příkazů musíme nejprve označit buňky nebo objekty, se kterými chceme pracovat.
Kromě buněk můžeme rovněž označit více listů v sešitu – stiskem Ctrl a klepnutím na záložky příslušných listů. V tomto případě můžeme např. formátovat buňky a oblasti v několika listech najednou, zadávat společné údaje apod. Označení vybraných listů zrušíme klepnutím na libovolnou záložku.
Úpravy v tabulceOpravy v buňce provádíme poklepáním myší na buňku, přepsáním údaje a potvrzením klávesou Enter. Pro úpravy v buňce můžeme také využívat schránku – menu Úpravy. Kopírování, nebo přesun buněk můžeme provádět také přímo pomocí myši, když v menu Nástroje| Možnosti| Úpravy je zaškrtnuto políčko „Povolit přetahování buněk myší“. Přesun buněk na nové umístění provádíme pak pouhým přetažením myší, pro kopírování držíme stisknutou klávesu Ctrl.
Vkládání údajů do tabulkyÚdaje do tabulky vkládáme vždy do aktivní buňky, zadaný údaj potvrzujeme klávesou Enter nebo použijeme kurzorových kláves (¬ ® ¯), pomocí nichž potvrdíme zadaný údaj a přesuneme se na další buňku. Chceme-li již zadaný údaj přepsat nebo doplnit, označíme zvolenou buňku myší a stiskneme F2. Do tabulky můžeme vkládat tyto typy dat:
Vytváření posloupných řadPři zadávání údajů můžeme využít možností, které Excel
poskytuje pro vyplňování sousedících buněk a vytváření posloupných řad.
Chceme-li kopírovat obsah jedné buňky do určité oblasti, označíme buňku,
uchopíme ji za pravý dolní výplňový úchyt a táhneme požadovaným směrem. Při
uchopení se změní zobrazení kurzoru na křížek + (viz
obrázek).
Pro vyplnění určité oblasti údaji, které mají tvořit určitou posloupnost ( řadu), např. leden, únor, březen nebo 1., 2., 3. postupujeme obdobně. Excel automaticky tvoří řadu např. v případě měsíců nebo pořadových čísel.
Zadávání vzorců do tabulkyDíky vzorcům můžeme vyhodnocovat a provádět nejrůznější operace s daty v tabulce. Každý vzorec začíná znakem „=“.
Při vkládání vzorce do buňky je možné uvedené prvky kombinovat. Zadávané vzorce se zobrazují v řádku vzorců (viz obrázek), tento řádek obsahuje odkaz nebo název právě aktivní buňky, rušící tlačítko pro odvolání vstupu zadaného v řádku vzorců a tlačítko pro potvrzení zadání, vše po zadání „=“ do buňky.
zobrazení vzorců panel nástrojů VZORCE
Práci si můžeme usnadnit vytvořením nového panelu nástrojů VZORCE ( viz obrázek výše).
Průvodce funkcíV buňkách se obvykle zobrazují výsledky vzorců. Chceme-li zobrazovat vzorce samostatně musím si otevřít panel nástrojů VZORCE. Operátory – slouží k provedení určité operace mezi prvky vzorce. Dělíme je:
Priorita operátorů určuje v jakém pořadí budou dané operátory vyhodnocovány. Pro Excel platí tato priorita operátorů (-, %, ^, *, /, +, -, &, logické operátory). Pokud vzorec obsahuje operátory se stejnou prioritou, program Excel je vyhodnocuje zleva doprava.Chceme-li pořadí výpočtu změnit, použijeme závorek. OdkazyOdkazy umožňují použít hodnotu určité buňky ve vzorci. Typy odkazů:
Typ odkazů můžeme změnit klávesou F4. Odkazové operátory:
Odkaz je nejsnadnější zapsat tak, že zapíšeme „=“ a pak ukážeme na buňku či oblast, na níž chceme ve vzorci odkazovat.
Příklady odkazů FormátováníFormátování tabulky slouží ke konečné úpravě vzhledu tabulky, přičemž se nemění její obsah. Změnu formátu provádíme pomocí menu Formát nebo místní nabídky. Nejpoužívanější úpravy lze provést také pomocí tlačítek v panelu nástrojů. Před změnami formátů je nutné označit si buňku, či buňky, jichž se mají změny týkat.
Formáty buněk můžeme kopírovat na jiné buňky tak, že klepneme na vzorovou buňku, poté na tlačítko Kopie formátu a tažením označíme oblast, v níž chceme daný formát aplikovat. Konečná úprava tabulky může spočívat ve skrytí mřížky – provedeme v menu Nástroje| Předvolby| Zobrazení.
Grafy v ExceluPro prezentaci dat, hlavně však pro jejich rozbory, jsou většinou pro svoji názornost tabulky nedostačující, a proto je vhodné je doplnit grafem. Graf je vytvářen na základě zvolených zdrojových dat a automaticky reaguje na jejich změny. Můžeme volit mezi dvojrozměrnými nebo trojrozměrnými typy grafů ( třetí rozměr, hloubku, tvoří počet datových řad) podle charakteru dat. Graf může být samostatný nebo s připojenými daty pod grafem.V Excelu se graf vytváří pomocí průvodce grafem, který v postupných krocích nabízí 4 dialogové panely pro nastavení příslušných hodnot.
Základy práce s grafemZákladem je zpracovaná tabulka 1. Do připravené tabulky umístíme kurzor (1) (není to nezbytně nutné, ale je to lepší, protože hned v dalším kroku si budeme moci vytvářený graf prohlížet v náhledu). 2. V nabídce Vložit použijeme příkaz Graf nebo místo toho použijeme rovnou ikonu (2).
Průvodce grafem
2. V další části grafu se zobrazil náhled (1). Z náhledu je zřejmé, že by bylo lépe z grafu vyloučit datovou řadu Celkem, kterou Excel automaticky zahrnul do vybrané oblasti (2). Pomocí přepínače Řady tvoří (3) můžeme zvolit, zda sloupce grafu budou znázorňovat údaje situované do sloupců nebo do řádků (v našem příkladu jsme nechali volbu Sloupce, takže graf bude zobrazovat situaci podle jednotlivých měst). Pokračujeme tlačítkem Další.
3. V další části průvodce využijeme nyní kartu Název, abychom mohli pojmenovat graf a jeho osy. Do jednotlivých polí vepíšeme tedy názvy (1,2,3), které se nám hned zobrazují v náhledu vpravo.Další karty v této části průvodce zpravidla nevyžadují našeho zásahu – buď jsou přednastavené tak, že vyhovují většině uživatelů, nebo je použijeme ve speciálnějších případech. Pokračujeme tlačítkem Další.
Dostali jsme se do poslední části průvodce. Tam máme možnost volby, jestli graf má být umístěn na stejný list jako tabulka (přednastaveno - vhodné u menších tabulek), případně na některý jiný list v našem sešitě – výběr listů zobrazíme kliknutím na šipku (2). Je- li tabulka rozsáhlá, použijeme přepínač (3) a vytvoří se nový list, který můžeme pojmenovat zápisem názvu do vedlejšího pole (4). My volbu nebudeme měnit a použijeme tlačítko Dokončit.
Graf byl umístěn na pracovní plochu našeho aktivního listu. Zpravidla nebývá v této fázi jeho umístění příliš vhodné, uchopíme jej tedy myší kdekoliv uvnitř bílé plochy a přesuneme jej na vhodné místo. Proporce – velikost grafu dále upravíme pomocí objektových značek (1,2,3 – nebo i ostatních) tak, že myš umístíme na některou ze značek a se stisknutým tlačítkem táhneme ve směru šipek.
Graf je objekt, pokud bude vybrán, bude obklopen po obvodě černými objektovými značkami. Jestliže klikneme myší mimo oblast grafu, tyto objektové značky zmizí a objekt přestane být aktivní. 1. Graf se jako objekt skládá z řady různých podobjektů, které se dají samostatně upravovat (např. mřížka, barva sloupců, pozadí grafu aj.) 2. Pokud potřebujeme graf smazat, vybereme jej kliknutím a použijeme klávesu Delete (Del). 3. Kdykoliv potřebujeme graf upravovat (např. změnit typ grafu, oblast zobrazených dat, umístit graf na jiný list), klikneme na graf a poté znovu spustíme průvodce (jako když jsme graf vytvářeli), pak můžeme rovnou pomocí tlačítek Další přejít do libovolného dialogu průvodce a změnit jakékoliv nastavení. Průvodce nemusíme procházet celého a můžeme jej kdykoliv potvrdit tlačítkem Dokončit. 4. Data v tabulce jsou automaticky propojena s grafem, při každé změně v tabulce se tedy obsah grafu automaticky přizpůsobí obsahu tabulky.
TiskPřed tiskem si můžeme na obrazovce prohlédnout jednotlivé stránky přesně tak, jak budou vypadat po vytištění, včetně okrajů, konců stránek a umístění záhlaví a zápatí. Ukázka před tiskem nám ušetří mnoho času, výletů k tiskárně a papíru. Pokud je graf na samostatném listu, můžeme nastavit před tiskem jeho velikost. Chceme-li se na ukázku podívat, klepneme na tlačítko Ukázka přeD tiskem z panelu nástrojů.
Zadáme příkaz Předvolby z nabídky Nástroje, klepneme na záložku Zobrazení a zaškrtneme políčko „Automatické konce stránek“.
Označíme buňku, která má tvořit levý horní roh nové stránky, a zadáme příkaz „Konec stránky“ z nabídky Vložit.
Označíme sloupec, který má tvořit levý okraj nové stránky, a zadáme příkaz „Konec stránky“
Označíme řádek, který má tvořit horní okraj nové stránky, a zadáme příkaz „Konec stránky“
Zadáme příkaz „Vzhled stránky“ z nabídky Soubor, klepneme na záložku List a v rámečku „Pořadí tisku stránek“ zvolíme požadované pořadí.
Zadáme příkaz “Vzhled stránky” z nabídky Soubor, klepneme na záložku Stránka a vyplníme “číslo první stránky“ |