Domů Hardware a software MS Word 2003 MS Word 2010 MS Excel 2003 MS Excel 2010 MS PowerPoint Windows XP Od každého kousek

MS Excel 2003


Základní činnosti s tabulkovým kalkulátorem Excel
Začínáme s Excelem

 


 

Začínáme s Excelem

Proč se naučit využívat tabulkový procesor

Tabulkové procesory umožňují jedno podstatné – rychle zpracovat data bez závislosti na jiných.

 

Několik důvodů, proč se naučit využívat, pořádně, tabulkový procesor. Umožňuje:

*       flexibilní umístění dat (údajů),

*       výpočty s čísly s minimální pracností; neboť mnoho operací dělá tabulkový procesor za nás,

*       grafickou prezentaci dat,

*       nezávislost na někom jiném,

*       zpracování důvěrných dat,

*       vlastní uspokojení, že umíme pracovat s aplikací efektivně.

*       Tabulkové procesory toho umí opravdu hodně. Vyplatí se s nimi pořádně seznámit.

 

Proč Excel

Důvody proč používat Excel:

*       v současnosti jde o nejrozšířenější tabulkový procesor,

*       mnoho jiných aplikací, databázových systémů, umožňuje data exportovat do formátu xls       (Excelovského) pro další rozbory,

*      obsahuje funkce, které mají jiné tabulkové procesory, ale i některé funkce navíc.

 

Základní operace v tabulkových procesorech jsou obdobné. Naučíme-li se dobře pracovat v jednom tabulkovém procesoru, je přechod na jiný snazší.

Je složité se Excel naučit?

Velice časté názory: Excel je (zbytečně) složitý. To se nemohu naučit! Je to zbytečné pro to, co potřebuji.

 

Příkaz

Celkem

A

B

C

D

Soubor

18

13

13

12

11

Úpravy

22

14

16

1

2

Zobrazit

13

7

7

5

2

Vložit

21

10

10

1

5

Formát

8

7

7

1

0

Nástroje

20

3

6

1

1

Data

12

4

3

0

7

Graf

7

0

0

7

0

Okno

7

3

3

0

3

Nápověda

7

4

5

4

4

Celkem příkazů

135

65

70

32

35

% nutných příkazů

 

48

52

24

26

 

Druhy činností :

 

A

Tabulka

Data uspořádaná do tabulky, bez výpočtů, s ohraničujícími čarami. Podbarvení buněk. Jde o grafickou podobu.

B

Výpočty

Těžiště je v posloupnosti výpočtů. Data, se kterými se počítá mohou být uspořádané do tabulky.

C

Graf

Vytvoření a úprava grafu.

D

Seznamy

Práce se seznamy.

 

U všech druhů dokumentů (sešitů) musíme znát operace pro založení nového souboru, otevření souboru a jeho uložení, náhled a tisk. Celkem dostaneme požadavek zvládnout cca 95 příkazů, tedy asi 70 % všech příkazů. Zbytek jsou příkazy pro méně časté a speciální operace. Celkem je v Excelu  135 (základních) příkazů.

 

 

 

 

Spuštění Microsoft Excelu

Excel lze spustit několika způsoby. Je vhodné najít takový, který vám nejlépe vyhovuje:

&    Postupný výběr položek Start|Programy|Microsoft Excel.

&    Poklepáním myší na ikoně zástupce Excelu na pracovní ploše Windows.

&    Klepnutím na ikonu Excelu v panelu „Snadné spuštění“ (je po pravé straně Hlavního panelu Windows). Do tohoto panelu však musíme zástupce Excelu umístit.

&    Při instalovaném Panelu zástupců Office stiskem ikony „Microsoft Excel“ v panelu „Programy“.

&    Při permanentní práci s Excelem je vhodné pouštět aplikaci již při startu počítače. K tomu je třeba umístit zástupce aplikace do složky „Po spuštění“.

 

 

 

Popis obrazovky Excelu

Po spuštění Excelu se otevře okno aplikace, které má několik částí:

*    Záhlaví okna aplikace. Obsahuje název aplikace (tedy Microsoft Excel). V případě, že je dokumentové okno (viz dále) maximalizováno, následuje pomlčka a název otevřeného souboru. Název může být v závorce doplněn o poznámky: (Jen pro čtení), či (sdílený). Po levé straně pruhu záhlaví je tlačítko systémového menu (okna aplikace) a po pravé straně tlačítka: minimalizace na tlačítko na hlavním panelu Windows, obnova nebo maximalizace velikosti okna (to podle stavu okna) a tlačítko pro zavření okna.

*    Pod ním je panel hlavních nabídek a ukotvené panely nástrojů. Panely nástrojů obsahují tlačítka (ikony) pro pohodlné zadávání operací.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Koncepce sešitu (dokumentu) Excelu

V Excelu můžeme vytvořit:

&    sešit,

&    šablonu,

&    webovou stránku

&    elektronickou zprávu.

 

Šablona je analogická sešitu. Sešit obsahuje listy. Při svém založení může sešit obsahovat nejvýše 255 listů. Další listy lze přidat. (Počet listů při založení se určuje po zadání příkazu Nástroje|Možnosti… na kartě „Obecné“ v položce „Počet listů v novém sešitu“. Nový list přidáme příkazem Vložit|List.)

Implicitně sešit při založení obsahuje 3 listy. Každý list obsahuje buňky. Těch je na listu 16 777 216, jsou ve 255 sloupcích a 65 536 řádcích.

 

Listy jsou dvou druhů:  

&    list s buňkami,

&    list s grafem.

 

List s buňkami může obsahovat:

&    Data zapsaná z klávesnice.

&    Data doplněná tlačítky filtrace, souhrnů a úrovní. Např. u filtrace, souhrnů, skupin a přehledů. Ty zadáme příkazy ve skupině příkazů Data.

&    Data generovaná ze zdroje dat. To je kontingenční tabulka, která obsahuje data ze seznamu, ale zprostředkovaně přes skrytou datovou mezipaměť. Kontingenční tabulku vytvoříme příkazem Data/ Kontingenční tabulka a graf… Vytvoříme ji též na základě scénářů stiskem tlačítka „Souhrn…“ (ve verzi Excelu 2000 tlačítkem “Zpráva…“) v dialogovém okně, které obdržíme příkazem Nástroje/ Správce scénářů…

&    Data zapisovaná automaticky při sledování změn. To je list „Historie“ při sdílení sešitu více uživateli. List s historií změn zobrazíme, když při sdílení sešitu zadáme příkaz Nástroje/ Sledování změn/ Zvýraznit změny… a označíme položku „Zobrazit změny na novém listě“.

 

List sešitu s daty si můžeme rozdělit do tří rovin:

&    Rovinu buněk. Do ní vkládáme hodnoty nebo se tyto doplňují automaticky Excelem a ty formátujeme.

&    Rovinu záhlaví a zápatí. Na rozdíl od Wordu ji nemůžeme zobrazit. Údaje, a ve verzi 2003 i obrázky, vkládáme příkazem Zobrazit/ Záhlaví a zápatí na kartě „Záhlaví a zápatí“ dialogového okna „Vzhled stránky“.

&    Rovina plovoucích objektů. Je před rovinou buněk a vkládají se do ní grafy, obrázky, rovnice, ozdobný text – WordArt, schémata atd.

 

Na buňku se můžeme dívat tak, že obsahuje několik hladin:

*   Hladina hodnot – co vidíme na obrazovce, a co se bude tisknout. Jde o data z 2. roviny formátovaná dalšími hladinami.

*   Hladina vstupních dat. Do této roviny data zapisujeme a vidíme je v řádku vzorců.

*   Hladina formátovacích symbolů. Oddělovače tisíců, desetinná čárka, symbol exponenciálního formátu, měny a procent. Např. 16 777 216; 1,25; 1,7E+07; 1 250,25 Kč; 10,25 %. Formátování tohoto druhu se nastavuje po zadání příkazu Formát/ Buňky… na kartě „Číslo“.

*   Hladina fontů a jejich řezů včetně barvy. Zde se též nastavuje směr zarovnání hodnot. Určuje se po zadání příkazu Formát/ Buňky… na kartách „Zarovnání“ a „Písmo“.

*   Hladina ohraničujících čar kolem buňky a v úhlopříčce. K tomu slouží karta „Ohraničení“ dialogového okna „Formát buněk“.

*   Hladina stínování a vzorků na pozadí buněk. Ty se určují po zadání příkazu Formát|Buňky… na kartě „Vzorky“.

*   Hladina komentářů. Komentář vložíme příkazem Vložit/ Komentář.

*    Hladina mřížky. Mřížku zobrazíme nebo skryjeme označením nebo zrušením označení u políčka „Mřížky“ na kartě „Zobrazení“ po zadání příkazu Nástroje|Možnosti…

 

Nápověda

Excel a nejen tato aplikace má několik možností nápovědy:

 

 

*      Zobrazování názvů tlačítek případně s klávesovou zkratkou.

*      Nastavení  se určí po zadání příkazu Nástroje|Vlastní… na kartě „Možnosti“.

*      Bublinová nápověda k objektům. Tu můžeme vyvolat třemi způsoby:

§         Stiskneme kombinaci kláves Shift+F1.

§         Stiskneme tlačítko s otazníkem. Je v pravém horním rohu dialogových oken.

§         Zadáním příkazu Nápověda|Co je to? Viz obrázek.

Zobrazí se kurzor ve tvaru šipky s otazníkem a po najetí na položku dialog. okna obdržíme nápovědu ve formě bubliny. Např. ukážeme na tlačítko na panelu nástrojů.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vyvolání nápovědy k objektům „Co je to?“

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*      Hlavní nápověda. Jde o nápovědu v samostatném okně. Okno má vlastní panel nástrojů a tři karty: Obsah, Answer Wizard a Index. Hojně jsou využívány hypertextové odkazy. Nápověda je samostatný program. V Excelu 2000 je druhá karta pojmenovaná „Průvodce odpověďmi“ a třetí „Rejstřík“.

 

                                                 Hlavní nápověda Microsoft Excelu

 

*      Rozevírací pole „Zadání dotazu“. Je součástí panelu nabídek a umožňuje slovní formulaci dotazu. Poskytuje stejnou nabídku jako Pomocník Office a obsahuje dotazy zapsané na kartě „Answer Wizard“.

 

 

 

Rozevírací pole „Zadání dotazu“ v Officexp

 

*      Nápověda nabízená Pomocníkem Office. Klepnutím na Pomocníka se zobrazí v bublině políčko pro zápis dotazu v přirozeném jazyce. Pomocník odpoví ve formě bublinové nápovědy obsahující dotazy na požadovanou akci.

          Místní nabídka Pomocníka Office

 

 
 Dotazy Pomocníka Office  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abychom mohli Pomocníka Office použít, musíme ho aktivovat. To lze provést zadáním příkazu Nápověda|Zobrazit pomocníka Office.

O tom, zda se po stisku klávesy F1, stisku tlačítka „Otazník“ ve standardním panelu nástrojů nebo po zadání příkazu Nápověda|Nápověda pro Microsoft Excel zobrazí hlavní nápověda nebo Pomocník Office s dotazy rozhoduje, zda je Pomocník Office aktivní. Pomocník má přednost. Stiskneme-li na bublině nápovědy Pomocníka tlačítko „Možnosti“ nebo na Pomocníkovi stiskneme pravé tlačítko myši a v místní nabídce vybereme příkaz „Možnosti…“ zobrazí se dialogové okno pro výběr vlastností Pomocníka Office.

Zvolíme-li v místní nabídce příkaz „Vybrat pomocníka…“, nemusíme se spokojit jen se sponkou. Základní nabídka obsahuje 7 podob (v Office 2000 to je 8 podob) Pomocníka Office. Další lze získat na Internetu.

*      „Žárovka“. Pomocník Office také zobrazuje tipy upozorňující na to, jak   lze v aplikaci Office efektivněji zadat právě prováděnou akci. Tip zobrazíme klepnutím na žárovku vedle Pomocníka.

 

 

 

 

 

Některá doporučení pro práci

§         Maximalizujeme okno aplikace. Použijeme příkaz systémového menu „Maximalizovat“ nebo stiskneme tlačítko „Maximalizovat“.

§         Zvětšíme zobrazení dokumentového okna na co největší plochu.

§          

Práce s listem

Výchozí sešit obsahuje při otevření 3 listy, které lze zobrazovat klepnutím na příslušnou záložku. Můžeme pracovat s více listy najednou, když na záložky vybíraných listů klepneme myší při současném stisku Ctrl klávesy.

Pohyb po listu:  1.  Pomocí rolovacích lišt ( vodorovně, svisle)

                            2. Zadáním odkazu na buňku či oblast v orientačním poli.

                            3. Vyhledáním obsahu buňky – menu Úpravy| Najít

 

 

 

     

                 

 

 

 

 

          

     Buňka B2                                                             Oblast buněk B2:D4

 

 

Vkládání listu: provedeme pomocí menu Vložit. Zde můžeme rovněž určit typ vkládaného listu

(např. list s grafem přes položku Graf)

Odstranění listu provedeme z menu Úpravy| Odstranit List.

Přejmenování listu provedeme dvojklikem na záložku příslušného

 listu  (max. 31 znaků)

Přesun listů provedeme myší – přetažením záložky na nové místo.

Kopie listů dvojklikem na list a výběrem z nabídnutého menu.

 

                                                       

                      

 

 

 

 

                                             

                                      

 

 

 

 Kopie listu

 

 

 

Tabulka a buňky

Tabulka je složena z nejmenších částí tzv. buněk. Každá buňka je definována souřadnicemi (adresou) tj. označením sloupce a řádku (např. A3, C256, AB13, atd.). Při tvorbě můžeme pracovat s více buňkami najednou :  

*      Souvislý blok buněk tvoří tzv. oblast (např. A2:D4).

*      Výčet několika buněk tvoří tzv. seznam  (např. A1;B8;C10;F18)

*       

Obsah a formát buňky

Každá buňka má svůj obsah a formát styl). Obsahem buňky je :

*      Konstanta – hodnota, kterou zapisujeme přímo do buňky. Může to být numerická hodnota, datum a čas, logická hodnota nebo text. Konstantní hodnoty můžeme změnit pouze označením příslušné buňky a přepsáním dané hodnoty.

*      Vzorec – začíná vždy! rovnítkem (=) a provádí různé operace s buňkami, obsahující mi konstantní hodnoty (např. = A4+A5+B6+B5; vzorec provede sečtení hodnot v buňkách A4, A5, B5, B6). V buňce, která obsahuje vzorec, je běžně zobrazován výsledek vzorce. Výsledek vzorce se mění v závislosti na změnách ostatních hodnot v tabulce. Formátem buňky rozumíme především vzhled buňky (typ písma, zarovnání, orámování, vyplnění, formát čísla atd.). Změna obsahu buňky neovlivní styl buňky a naopak styl nemění obsah.

*       

Označování buněk a vkládání údajů

Před vkládáním údajů, nebo použitím většiny příkazů musíme nejprve označit buňky nebo objekty, se kterými chceme pracovat.

 

Označení 1 buňky – klepnutím na příslušnou buňku.

Označení 1 oblasti buněk – tažení myší z levého horního do pravého dolního rohu oblasti.

Označení více oblastí buněk – před označováním nesousedící oblasti stiskneme klávesu Ctrl.

Označení řádku – klepnutí na jeho číslo.

Označení sloupce – klepnutí na jeho záhlaví.

Označení všech buněk – klepnutí na políčko vlevo od záhlaví sloupců.

 

Kromě buněk můžeme rovněž označit více listů v sešitu – stiskem Ctrl a klepnutím na záložky příslušných listů. V tomto případě můžeme např. formátovat buňky a oblasti v několika listech najednou, zadávat společné údaje apod. Označení vybraných listů zrušíme klepnutím na libovolnou záložku.

 

Úpravy v tabulce

Opravy v buňce provádíme poklepáním myší na buňku, přepsáním údaje a potvrzením klávesou Enter. Pro úpravy v buňce můžeme také využívat schránku – menu Úpravy. Kopírování, nebo přesun buněk můžeme provádět také přímo pomocí myši, když v menu Nástroje| Možnosti| Úpravy je zaškrtnuto políčko „Povolit přetahování buněk myší“. Přesun buněk na nové umístění provádíme pak pouhým přetažením myší, pro kopírování držíme stisknutou klávesu Ctrl.

 

Vkládání údajů do tabulky

 Údaje do tabulky vkládáme vždy do aktivní buňky, zadaný údaj potvrzujeme klávesou Enter nebo použijeme kurzorových kláves (¬ ­ ® ¯), pomocí nichž potvrdíme zadaný údaj a přesuneme se na další buňku. Chceme-li již zadaný údaj přepsat nebo doplnit, označíme zvolenou buňku myší a stiskneme F2. Do tabulky můžeme vkládat tyto typy dat:

*      Text – textem je libovolná kombinace písmen, číslic a jiných znaků. Za text je považována každá posloupnost znaků zadaných do buňky, kterou program nepochopí jako číslo, vzorec, datum, čas, logickou hodnotu nebo chybovou hodnotu. Text může být delší, než samotná šířka buňky.

*      Číslo – čísla můžeme zapisovat v běžném tvaru (např. 15; 3,14; -5,5) nebo v tzv. semilogaritmickém tvaru ( např. 14,26E+08; -1,00E+03 atd.). Zadáme-li za číslo symbol měny (např. Kč) nebo znak pro procenta (%), program buňce automaticky přiřadí formát „měna“ nebo „procenta“. Čísla se při zadávání zarovnávají k pravému okraji buňky. Přesahuje-li číslo šířku buňky, program místo něj zobrazí řetězec znaků „#“. V takovém případě musíme upravit šířku buňky.

*      Datum a čas – Datum a čas lze zobrazit v několika standardních formátech, ale program Excel ukládá datum vždy jako pořadové číslo dne a čas jako desetinné číslo menší než 1. Datum a čas jsou chápány jako čísla, takže je lze sčítat, odčítat a používat ve výpočtech. Při zápisu data oddělujeme jednotlivé části tečkou (např. 20.10.2005), při zápisu času používáme dvojtečky (např. 15:48:32). Datum a čas můžeme zapsat do jedné buňky, ale musíme je oddělit mezerou (např. 20.10.2005 15:48:32)

*      Logické a chybové hodnoty – logické hodnoty jsou obvykle výsledkem vzorců obsahujících logickou funkci, nebo rovnici. Platné logické hodnoty jsou Pravda a Nepravda. Chybová hodnota se zobrazí v případě, že zadaný vzorec nelze vypočítat. Chybové hodnoty začínají znakem „#“.

*      Vzorce – Začínají symbolem  „=“ a zobrazují výslednou hodnotu.

*       

Vytváření posloupných řad

Při zadávání údajů můžeme využít možností, které Excel poskytuje pro vyplňování sousedících buněk a vytváření posloupných řad. Chceme-li kopírovat obsah jedné buňky do určité oblasti, označíme buňku, uchopíme ji za pravý dolní výplňový úchyt a táhneme požadovaným směrem. Při uchopení se změní zobrazení kurzoru na křížek + (viz obrázek). Můžeme též využít příkazu z menu Úpravy| Vyplnit.

 

 

 

 

 

 

Pro vyplnění určité oblasti údaji, které mají tvořit určitou posloupnost ( řadu), např. leden, únor, březen nebo 1., 2., 3. postupujeme obdobně. Excel automaticky tvoří řadu např. v případě měsíců nebo pořadových čísel.

 

Zadávání vzorců do tabulky

Díky vzorcům můžeme vyhodnocovat a provádět nejrůznější operace s daty v tabulce. Každý vzorec začíná znakem „=“.

 

Vzorec může obsahovat:

*      konstantní hodnoty a operátory (např. 10+12, 18*3,  9/3 atd.),

*      odkazy na jiné buňky, oblasti buněk a seznamy buněk (např. =A2+B2; =suma(A1:B5); =průměr(B2;C3;D4)),

*      funkce (např. ABS – výpočet absolutní hodnoty, SUMA – součet buněk atd.),

*      texty a názvy.

 

Při vkládání vzorce do buňky je možné uvedené prvky kombinovat. Zadávané vzorce se zobrazují v řádku vzorců (viz obrázek), tento řádek obsahuje odkaz nebo název právě aktivní buňky, rušící tlačítko pro odvolání vstupu zadaného v řádku vzorců a tlačítko pro potvrzení zadání, vše po zadání „=“ do buňky.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

zobrazení  vzorců                                                    

                                  panel nástrojů VZORCE

 

 

Práci si můžeme usnadnit vytvořením nového panelu nástrojů VZORCE ( viz obrázek výše).

 

 

Průvodce funkcí

V buňkách se obvykle zobrazují výsledky vzorců. Chceme-li zobrazovat vzorce samostatně musím si otevřít panel nástrojů VZORCE. Operátory – slouží k provedení určité operace mezi prvky vzorce. Dělíme je:

*      Aritmetické operátory – provádějí základní matematické operace (+, -, *, /, %, ^ - umocnění).

*      Logické operátory – porovnávají dvě hodnoty (=, >, <, >=, <=, <>).

*      Textové operátory – slouží ke spojení dvou nebo více textových hodnot do jedné (např. „auto“&“mobil =„automobil“).

Priorita operátorů určuje v jakém pořadí budou dané operátory vyhodnocovány. Pro Excel platí tato priorita operátorů (-, %, ^, *, /, +, -, &, logické operátory). Pokud vzorec obsahuje operátory se stejnou prioritou, program Excel je vyhodnocuje zleva doprava.Chceme-li pořadí výpočtu změnit, použijeme závorek.

Odkazy

Odkazy umožňují použít hodnotu určité buňky ve vzorci. Typy odkazů:

*      Relativní odkazy – umístění odkazované buňky v zhledem k buňce se vzorcem. Změníme-li polohu vzorce, změní se i odkaz.

*      Absolutní odkazy – zapisujeme $A$1 – odkaz na buňku A1 se nemění ani po změně polohy vzorce.

*      Smíšené odkazy – např. A$1 nebo $A1 – nemění se buď řádek nebo sloupec.

 

Typ odkazů můžeme změnit klávesou F4.

Odkazové operátory:

 

Oblast – dvojtečka – A1:B2

Sjednocení (seznam) – středník – C1;B3;B8;B11

Průnik – mezera – B7:D7 C6:C8

Odkaz na celý sloupec – A:A, na celý řádek 1:1, celý list A:IV nebo 1:16384

Odkazy na buňky v jiných listech – např. List1!A5

3D odkazy – zahrnují buňky 2 neb více listů sešitu (např. =Suma(List1!:List4!A1:B7))

 

Odkaz je nejsnadnější zapsat tak, že zapíšeme „=“ a pak ukážeme na buňku či oblast, na níž chceme ve vzorci odkazovat.

 

Příklady odkazů

 

Formátování

Formátování tabulky slouží ke konečné  úpravě vzhledu tabulky, přičemž se nemění její obsah. Změnu formátu provádíme pomocí menu Formát nebo místní nabídky. Nejpoužívanější úpravy lze provést také pomocí tlačítek v panelu nástrojů. Před změnami formátů je nutné označit si buňku, či buňky, jichž se mají změny týkat.

 

Volby menu Formát:

*      Změna šířky sloupců a výšky řádků. Nejsnadněji se provádí tažením myší pravého okraje záhlaví sloupce nebo spodního okraje záhlaví řádku. Změnu velikosti sloupce i řádku můžeme provést také zadáním čísel v menu Formát| Sloupec respektive Formát| Řádek . Příkaz přizpůsobit umožňuje automatické nastavení šířky či výšky buněk podle nejdelší položky. Nastavujeme zde rovněž případné skrytí celých řádků a sloupců ( skryté sloupce a řádky se netisknou!)

*      Formát| List. Můžeme přejmenovat nebo skrýt list, případně nastavit obrázek do jeho pozadí.

*      Formát| Buňky| Číslo. Vybíráme nejprve druh formátu podle charakteru dat v zarovnávaných buňkách (např. číslo, měna, data, text apod.) a poté upřesníme typ formátu nabízených v pravém seznamu. Kromě předloženého výběru můžeme vytvářet také vlastní formáty (druh Vlastní). Pozn. Vyhledejte v nápovědě téma Vlastní číselné formáty a naučte se vytvářet vlastní formáty buněk pomocí určených symbolů.

*      Formát| Buňky| Zarovnání. Obsah buňky můžeme zarovnat ve vodorovném i svislém směru, případně nastavit úhel, pod nímž bude text v buňce zarovnáván. Speciálními případy jsou zarovnání obsahu buňky vyplněním ( obsah buňky je opakovaně vkládán na celou šířku buňky), zarovnání na střed výběru (text v první označené buňce bude zarovnán od levého k pravému okraji buňky), zalomení dlouhého textu (tak, aby se vešel do šířky sloupce – bude rozdělen do více řádků), sloučení označených buněk nebo zarovnání s nastaveným odsazením.

*      Formát| Buňky| Písmo. Běžný dialogový panel s možnostmi pro nastavení písma.

*      Formát| Buňky| Ohraničení. Určujeme způsob ohraničení buněk, typ a barvu hraniční čáry.

*      Formát| Buňky| Vzorky. Nastavujeme barvu, případně typ vzorku pro označené buňky.

*      Formát| Buňky| Zámek. Můžeme uzamknout buňky a zabránit tak nežádoucím zásahům. Implicitně jsou všechny buňky uzamčené, zámek se však aktivuje až po volbě příkazu Nástroje| Zámek| Zamknout list.

*       

Formáty buněk můžeme kopírovat na jiné buňky tak, že klepneme na vzorovou buňku, poté na tlačítko Kopie  formátu a tažením označíme oblast, v níž chceme daný formát aplikovat. Konečná úprava tabulky může spočívat ve skrytí mřížky – provedeme v menu Nástroje| Předvolby| Zobrazení.

 


 

 

 

 

 

 

 

 

Grafy v Excelu

Pro prezentaci dat, hlavně však pro jejich rozbory, jsou většinou pro svoji názornost tabulky nedostačující, a proto je vhodné je doplnit grafem. Graf je vytvářen na základě zvolených zdrojových dat a automaticky reaguje na jejich změny. Můžeme volit mezi dvojrozměrnými nebo trojrozměrnými typy grafů ( třetí rozměr, hloubku, tvoří počet datových řad) podle charakteru dat. Graf může být samostatný nebo s připojenými daty pod grafem.V Excelu se graf vytváří pomocí průvodce grafem, který v postupných krocích nabízí 4 dialogové panely pro nastavení příslušných hodnot.

 

Postup při tvorbě grafu:

*      1. Označení oblasti tabulky, kterou chceme do grafu zakreslit. Oblast by měla zahrnovat i nadpisy sloupců a řádků, které budou použity pro popis os a legendu.

*      2. Klepneme na ikonu Průvodce grafem  ve standardním panelu nástrojů, případně zadáme příkaz Vložit| Graf .

*      3. Zobrazí se první panel Průvodce grafem z něhož vybereme typ grafu.

*      4. V dalším dialogovém panelu upřesňujeme Zdrojová data grafu. Na první kartě je vymezena oblast dat grafu a můžeme rovněž určit, zda datové řady tvoří řádky, nebo sloupce. Oblast můžeme definovat  buď zadáním vzorce, nebo tažením myší přímo v tabulce. Na druhé kartě, Řada, se nám po výběru řady v políčkách Název a Hodnoty zobrazí oblasti náležející příslušné datové řadě.

*      5. Na třetím panelu Možnosti grafu nastavujeme parametry vytvářeného grafu : Názvy název grafu a označení a označení os, Osy, Mřížky, Legenda, Popisky dat a Tabulka dat.

*      6. V posledním kroku rozhodujeme, kde má být graf umístěn. Můžeme jej vložit buď na samostatný list nebo jak objekt do některé z tabulek. Graf má podobu plovoucího objektu, je možno s ním pohybovat, měnit velikost, kopírovat, mazat apod.

 

Základy práce s grafem

Základem je zpracovaná tabulka

1. Do připravené tabulky umístíme kurzor (1) (není to nezbytně nutné, ale je to lepší, protože hned v dalším kroku si budeme moci vytvářený graf prohlížet v náhledu).

2. V nabídce Vložit použijeme příkaz Graf nebo místo toho použijeme rovnou ikonu (2).

 

          

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Průvodce grafem

  1. V první části průvodce určíme, jaký typ grafu bude pro naše údaje nejvhodnější. Ne každý typ se totiž hodí pro každé údaje.V seznamu Typ grafu označíme myší požadovaný typ grafu (1). V pravé části dialogu si můžeme zvolit pro graf ještě vhodný podtyp (2). Jeden z podtypů je  již vždy přednastaven – černé pole). Stisknutím a podržením tlačítka (3) si můžeme zobrazit ukázku grafu. Pokračujeme tlačítkem Další (4).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. V další části grafu se zobrazil náhled (1). Z náhledu je zřejmé, že by bylo lépe z grafu vyloučit datovou  řadu Celkem, kterou Excel automaticky zahrnul do vybrané oblasti (2). Pomocí přepínače Řady tvoří (3) můžeme zvolit, zda sloupce grafu budou znázorňovat údaje situované do sloupců nebo do řádků (v našem příkladu jsme nechali volbu Sloupce, takže graf bude zobrazovat situaci podle jednotlivých měst). Pokračujeme tlačítkem Další.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. V další části průvodce využijeme nyní kartu Název, abychom mohli pojmenovat graf a jeho osy. Do jednotlivých polí vepíšeme tedy názvy (1,2,3), které se nám hned zobrazují v náhledu vpravo.Další karty v této části průvodce zpravidla nevyžadují našeho zásahu – buď jsou přednastavené tak, že vyhovují většině uživatelů, nebo je použijeme ve speciálnějších případech. Pokračujeme tlačítkem Další.

 

 

Dostali jsme se do poslední části průvodce. Tam máme možnost volby, jestli graf má být umístěn na stejný  list jako tabulka (přednastaveno - vhodné u menších tabulek), případně na některý jiný list  v našem sešitě – výběr listů zobrazíme kliknutím na šipku (2). Je- li tabulka rozsáhlá, použijeme přepínač (3) a vytvoří se nový list, který můžeme pojmenovat zápisem názvu do vedlejšího pole (4). My volbu nebudeme měnit a použijeme tlačítko Dokončit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Graf byl umístěn na pracovní plochu našeho aktivního listu. Zpravidla nebývá v této fázi jeho umístění příliš vhodné, uchopíme jej tedy myší kdekoliv uvnitř bílé plochy a přesuneme jej na vhodné místo. Proporce – velikost grafu dále upravíme pomocí objektových značek (1,2,3 – nebo i ostatních) tak, že myš umístíme na některou ze značek a se stisknutým tlačítkem táhneme ve směru šipek.

 

 

 

Graf je objekt, pokud bude vybrán, bude obklopen po obvodě černými objektovými značkami. Jestliže klikneme myší mimo oblast grafu, tyto objektové značky zmizí a objekt přestane být aktivní. 

1. Graf se jako objekt skládá z řady různých podobjektů, které se dají samostatně upravovat (např. mřížka, barva sloupců, pozadí grafu aj.)

2. Pokud potřebujeme graf smazat, vybereme jej kliknutím a použijeme klávesu Delete (Del).

3. Kdykoliv potřebujeme graf upravovat (např. změnit typ grafu, oblast zobrazených dat, umístit graf na jiný list), klikneme na graf a poté znovu spustíme průvodce (jako když jsme graf vytvářeli), pak můžeme rovnou pomocí tlačítek Další přejít do libovolného dialogu průvodce a změnit jakékoliv nastavení. Průvodce nemusíme procházet celého a můžeme jej kdykoliv potvrdit tlačítkem Dokončit.

4. Data v tabulce jsou automaticky propojena s grafem, při každé změně v tabulce se tedy obsah grafu automaticky přizpůsobí obsahu tabulky.

 

 

 

 

Tisk

Před tiskem si můžeme na obrazovce prohlédnout jednotlivé stránky přesně tak, jak budou vypadat po vytištění, včetně okrajů, konců stránek a umístění záhlaví a zápatí. Ukázka před tiskem nám ušetří mnoho času, výletů k tiskárně a papíru. Pokud je graf na samostatném listu, můžeme nastavit před tiskem jeho velikost.

Chceme-li se na ukázku podívat, klepneme na tlačítko Ukázka přeD tiskem z panelu nástrojů.

 

 

 

 

 

*      Zobrazení konců stránek na obrazovce:

Zadáme příkaz Předvolby z nabídky Nástroje, klepneme na záložku Zobrazení a zaškrtneme políčko „Automatické konce stránek“.

*      Vložení konce stránky (vodorovného i svislého)

Označíme buňku, která má tvořit levý horní roh nové stránky, a zadáme příkaz „Konec stránky“ z nabídky Vložit.

*      Vložení svislého konce stránky:

Označíme sloupec, který má tvořit levý okraj nové stránky, a zadáme příkaz „Konec stránky“

*      Vložení vodorovného konce stránky:

Označíme řádek, který má tvořit horní okraj nové stránky, a zadáme příkaz „Konec stránky“

*      Určení pořadí tisku:

Zadáme příkaz „Vzhled stránky“ z nabídky Soubor, klepneme na záložku List a v rámečku „Pořadí tisku stránek“ zvolíme požadované pořadí.

*      Nastavení počátku číslování:

Zadáme příkaz “Vzhled stránky” z nabídky Soubor, klepneme na záložku Stránka a vyplníme “číslo první stránky“